1. Прием и встреча посетителей Приветствие посетителей и гостей, их регистрация. Определение цели визита и информирование сотрудников или арендаторов о прибытии гостей. Контроль доступа в бизнес-центр и соблюдение безопасности. Обеспечение комфортного пребывания гостей в ожидании встречи. 2. Телефонная и электронная коммуникация Ответы на телефонные звонки, переадресация вызовов и сообщения. Обработка входящей и исходящей корреспонденции. Электронная почта: отправка, получение и рассылка писем. 3. Организация рабочего пространства Подготовка переговорных комнат для встреч: обеспечение необходимого оборудования (проектора, флипчарта, воды и т.д.). Бронирование переговорных комнат для арендаторов и посетителей. Следить за порядком в зоне ресепшн, а также в общественных зонах (коридоры, туалеты, лифты и т.п.). 4. Работа с документацией Ведение журналов регистрации посетителей и сотрудников. Организация и контроль документооборота (в том числе по вопросам аренды помещений, услуги и т.д.). Подготовка отчетности по работе ресепшн. 5. Организация доставки и почтовых услуги Прием и отправка посылок, курьерских услуг. Обработка заказов для арендаторов, например, доставка еды, напитков или канцелярии. 6. Оказание информационных услуги Предоставление информации арендаторам и гостям о работе бизнес-центра, услугах, расположении различных объектов на территории и в окрестностях. Консультирование по вопросам аренды помещений и прочих услуги бизнес-центра. 7. Организация дополнительных услуги Координация услуги по техническому обслуживанию и ремонту. Содействие в решении вопросов, связанных с комфортом и удобством арендаторов и гостей. 8. Контроль за доступом и безопасностью Выдача пропусков и контроль за их использованием. Проверка работы системы безопасности (видеонаблюдение, тревожные кнопки и т.д.). 9. Сотрудничество с другими департаментами Взаимодействие с уборщицами, техническими специалистами и другими подразделениями для обеспечения бесперебойной работы бизнес-центра. Ресепшионист должен быть вежливым, организованным, внимательным и стрессоустойчивым, так как он часто является первым контактным лицом для клиентов и гостей.
