Требования и обязанности:
Обязанности офис-менеджера: 1. Организация отправки и получения почтовой и курьерской корреспонденции, ведение учета отправлений. 2. Приобретение канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров и других материалов, необходимых для бесперебойной работы офиса. 3. Контроль наличия и своевременное пополнение запасов воды, бытовой химии, одноразовой посуды и иных офисных товаров. 4. Координация и контроль работы сотрудника по клинингу и хозяйственного работника, проверка качества и своевременности выполнения ими обязанностей. 5. Доставка и получение документов в государственных органах, банках, у контрагентов и в других организациях по поручению руководства. 6. Ведение реестра административно-хозяйственных договоров, контроль сроков их действия, продления и исполнения. 7. Контроль наличия договоров и полного комплекта документов по ним, включая счета, акты выполненных работ, накладные, счета-фактуры и иные подтверждающие документы. 8. Своевременная передача договоров и первичных документов в бухгалтерию, контроль возврата подписанных оригиналов от контрагентов. 9. Взаимодействие с поставщиками товаров и услуги для офиса, запрос коммерческих предложений и согласование закупок с руководством. 10. Обеспечение исправного и надлежащего состояния офиса, оперативная организация устранения бытовых и хозяйственных неисправностей. 11. Выполнение иных административно-хозяйственных поручений непосредственного руководителя.
Навыки:
- Ведение административного документооборота
- Взаимодействие с подрядчиками по административным вопросам
- Организация внутренних мероприятий в офисе
- Организация встреч посетителей
- Организация обеспечения офиса канцелярией
- Организация обеспечения офиса расходными материалами
- Организация работы офиса
- Организация сервисного обслуживания офисной техники
